随着数字化的普及，数字社会的复杂度越来越高，数字化转型已成为企业提升核心竞争力的关键要素，企业也越来越需要低门槛、高便利性的数字化工具。体系文件管理是企业管理中的重要一环，云南烟叶复烤有限责任公司石林复烤厂（以下简称“石林复烤厂”）当前体系文件管理工作多依赖线下开展，从文件起草、审批到发布，流程繁琐、实施周期长，影响了该项工作推进。
如何精简工作流程，提升工作效率？石林复烤厂精益管理小组成员集思广益，通过自主开发系统，解决了体系文件管理困难的问题。
石林复烤厂体系文件管理系统基于异构图神经网络开发，此架构逻辑清楚明了，相较于其他架构方便后续自主运维。因自主掌握系统的底层逻辑和维护需求，能自主、及时、有效捕捉系统异常，及时维护，有效降低运维成本。
（石林复烤厂体系文件管理系统界面 马一东/供图）
“通过前期不断的测试与修改，现在我们的这个小系统通过自动计算，已经可以对体系文件进行检索、预测和分析啦。”精益管理小组成员介绍道。
通过系统开发，该系统已能满足体系工作管理者的使用需求，达成预期目标。该系统能完成体系文件的审批、归档等流程，减少人工干预，有效提高管理效能。智能化管理平台能够自动识别和分类体系文件，提高文件检索效率，有效解决了传统管理方式中的瓶颈问题。该平台还优化了用户的使用体验，平台界面简洁明了，操作简单易懂，同时还提供了多种个性化设置选项，满足不同用户的需求。看似简单的改动，让体系文件分类清晰，检索便捷性显著增强。
同时，系统还具备实时监控和预警功能，帮助管理者做体系文件合规性检测，及时更新体系文件。系统管理者可通过法规性文件录入模块及时录入相关法律法规。系统可在体系文件生成时与法规性文件作比对，判断体系文件的合规性。对于已经形成及发布的体系文件，系统也能自动监控，与库中法规性文件做比对，做到及时预警，确保企业或组织遵守相关法律法规和标准要求。通过遵循体系文件中的规定和程序，企业可以降低违法风险，保障合规运营。创新性地加入监控与预警功能，助力石林复烤厂体系文件管理效能再上台阶。
自投入使用以来，该系统已助力该厂完成26个体系文件修订，平均完成单个体系文件修订流程时长减少一半以上，有效提升了体系管理的效率及合规性，且自主开发及运维大大减少了企业投入，帮助管理者全面查找体系文件管理过程中存在的堵点、漏点、痛点和难点，深入分析制度建设过程中的方式方法、业务流程等多方面的原因，持续夯实管理体系基础工作，为企业提供了智能化、高效化的管理手段，助力企业实现管理现代化。（云南烟叶复烤有限责任公司石林复烤厂：马一东）
转自：中国网
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